KSeF od 1 stycznia 2027 r. dla mikrofirm: koniec limitu 10 tys. zł. Co z karami i jak przygotować się w 11 tygodni

Grudzień 2026, mały warsztat stolarski pod Radomiem. Pan Marek wystawia ostatnią w tym roku fakturę z ulubionego bloczka, przybija pieczątkę i z czułością odkłada długopis. Za kilka tygodni ten rytuał przejdzie do historii. Od 1 stycznia 2027 r. Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, przestaje być sprawą „dużych firm” i obejmuje także najmniejszych przedsiębiorców.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, sprzedajesz niewiele na fakturach i do tej pory spokojnie korzystałeś z wyjątku, ten tekst jest dla ciebie. Wyjaśniamy, co dokładnie się kończy, co zostaje po staremu, czym jest zapowiedziane odroczenie kar i czego ono NIE oznacza. Na końcu znajdziesz plan na najbliższe tygodnie.

Skąd w ogóle ten wyjątek dla małych

KSeF wchodził etapami. Jak podaje oficjalny serwis ksef.podatki.gov.pl, obowiązek wystawiania faktur w systemie objął:

• od 1 lutego 2026 r. podatników, u których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych podatników.

Wyjątek: jeśli wartość twojej sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza w miesiącu 10 000 zł brutto, do końca 2026 r. nie musisz wystawiać faktur w KSeF. Przepisy epizodyczne pozwalają ci do tego czasu wystawiać faktury elektroniczne (poza KSeF) albo papierowe, o ile łączna wartość sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł.

Drugi wyjątek dotyczy kas fiskalnych. Do końca 2026 r. możesz wystawiać faktury przy użyciu kasy rejestrującej, a paragony z NIP nabywcy do 450 zł (albo 100 euro) są uznawane za faktury uproszczone.

Uwaga, bo tu wielu się myli: odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. Wyjątek dotyczył wystawiania, nie odbierania. Jeśli twój dostawca wystawia faktury w KSeF, to właśnie tam są twoje faktury kosztowe.

Co się zmienia 1 stycznia 2027 r.

Ministerstwo Finansów pisze wprost: od 1 stycznia 2027 r. korzystanie z KSeF staje się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, bo 31 grudnia 2026 r. kończą się okresy przejściowe dla części podatników. W praktyce: limit 10 000 zł przestaje działać, a faktura z bloczka czy plik PDF wysłany mailem przestają być fakturą w rozumieniu obowiązku KSeF, gdy sprzedajesz innej firmie.

Co zostaje po staremu

Nie każda faktura musi trafić do KSeF. Serwis MF wymienia kilka grup wyłączeń. Dla mikrofirmy najważniejsza jest jedna: faktury wystawiane na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, czyli konsumenta, nie muszą być wystawiane w KSeF. Możesz to zrobić dobrowolnie, ale nie musisz. Jeśli więc naprawiasz rowery wyłącznie sąsiadom, a nie firmom, ta część twojego życia się nie zmienia.

Inne wyłączenia dotyczą m.in. podatników bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, procedur OSS nieunijnej i IOSS, międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób oraz niektórych czynności wskazanych w rozporządzeniu, np. przejazdów płatną autostradą czy biletów jednorazowych. Faktur nie wystawia się w KSeF także w procedurze SME (zwolnienie, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT); w tym przypadku nie można ich wystawić w KSeF nawet dobrowolnie. Do KSeF nie wysyła się też faktur proforma, faktur wewnętrznych ani not uznaniowych i obciążeniowych.

Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT, uważaj na skróty myślowe. Status zwolnionego z VAT nie wyłącza automatycznie z KSeF. Sprawdź swoją sytuację na ksef.podatki.gov.pl albo z księgową.

Odroczenie kar do końca 2027 r., czyli dobra wiadomość z gwiazdką

16 września 2026 r. resort finansów ogłosił, że chce wydłużyć okres odroczenia kar za błędy związane ze stosowaniem KSeF do 31 grudnia 2027 r. To odpowiedź na postulaty przedsiębiorców, organizacji branżowych i doradców podatkowych. MF podkreśla, że rozwiązanie ma być szczególnie korzystne dla najmniejszych firm, które dołączają do systemu od 1 stycznia 2027 r.

Teraz gwiazdka, a właściwie dwie.

Gwiazdka pierwsza: to wciąż projekt. Zmiana wymaga ustawy. Projekt (UD477) jest w Rządowym Centrum Legislacji, gdzie opublikowano jego wersje z 22 września i 6 października 2026 r. Przewiduje przesunięcie stosowania kar na 1 stycznia 2028 r. Dopóki nowelizacja nie zostanie uchwalona i ogłoszona, obowiązuje obecny stan prawny, w którym kary mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r.

Gwiazdka druga: brak kar nie oznacza braku obowiązku. MF pisze: „Odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku stosowania KSeF”. KAS ma w pierwszej kolejności wspierać przedsiębiorców i przypominać o obowiązkach, ale zapowiada, że będzie reagować w przypadkach wystawiania faktur poza KSeF (poza ustawowymi wyjątkami) i badać, czy niestosowanie systemu nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania podatku. Krótko: możesz się mylić, ale nie możesz udawać, że KSeF nie istnieje.

Jak to wygląda w praktyce

Faktura w KSeF to faktura ustrukturyzowana: plik w określonym formacie, który system przyjmuje i któremu automatycznie nadaje unikatowy numer KSeF. Żeby wystawić fakturę, musisz się uwierzytelnić w systemie. Przepisy wykonawcze przewidują m.in. Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowaną. Możesz też upoważnić inną osobę lub podmiot, np. biuro rachunkowe, a uprawnienia nadaje się także zawiadomieniem ZAW-FA.

Masz w zasadzie dwie drogi. Pierwsza: bezpłatne narzędzia udostępniane przez Ministerstwo Finansów. Druga: program do fakturowania lub system księgowy zintegrowany z KSeF, często razem z biurem rachunkowym. Którą wybrać? Jeśli wystawiasz kilka faktur w miesiącu, narzędzia MF mogą w zupełności wystarczyć. Jeśli faktur jest więcej, a do tego masz magazyn czy sklep internetowy, integracja zaoszczędzi ci przepisywania danych.

Przykład z życia

Pani Ania prowadzi jednoosobową pracownię graficzną. Miesięcznie wystawia 4–5 faktur dla firm, łącznie ok. 8 000 zł brutto. W 2026 r. mieści się w limicie 10 000 zł, więc wysyła klientom PDF-y mailem. Od 1 stycznia 2027 r. każda faktura dla firmy musi powstać w KSeF. Jej klient zobaczy fakturę w systemie, a PDF może co najwyżej dostać dodatkowo, jako wizualizację. Ania nie musi kupować drogiego oprogramowania, ale musi do grudnia: sprawdzić, jak się uwierzytelni, zdecydować, czy wystawia sama, czy przez biuro, i zrobić próbną fakturę.

Plan na 11 tygodni do 1 stycznia 2027 r.

Najczęstsze pułapki, które widać już dziś

Pułapka numer jeden: „Mnie to nie dotyczy, bo mam mało faktur”. Dotyczyło do końca 2026 r. Limit 10 000 zł to rozwiązanie przejściowe, a nie stałe zwolnienie dla małych.

Pułapka numer dwa: zostawienie wszystkiego na ostatni tydzień grudnia. Między świętami a sylwestrem nikt nie ma ochoty zakładać uprawnień i testować programów, a biura rachunkowe mają wtedy pełne ręce roboty.

Pułapka numer trzy: zapominanie o fakturach kosztowych. Skoro odbiór w KSeF obowiązuje od lutego 2026 r., część twoich dokumentów zakupowych może już czekać w systemie, a ty szukasz ich w mailu.

Pułapka numer cztery: założenie, że zwolnienie z VAT oznacza zwolnienie z KSeF. To dwie różne sprawy, więc sprawdź je osobno.

FAQ

Wystawiam jedną fakturę na kwartał. Mnie też to dotyczy?

Jeśli jesteś podatnikiem i wystawiasz fakturę innej firmie, a żadne wyłączenie cię nie obejmuje, od 1 stycznia 2027 r. tak. Limit 10 000 zł działa tylko do końca 2026 r.

Sprzedaję tylko osobom prywatnym. Muszę się logować do KSeF?

Wystawianie faktur dla konsumentów jest wyłączone z obowiązku KSeF. Pamiętaj jednak o odbiorze faktur kosztowych od dostawców, które mogą być w KSeF.

Skoro kar nie będzie, mogę poczekać do 2028 r.?

Nie. Obowiązek zaczyna się 1 stycznia 2027 r., a przesunięcie kar na 2028 r. jest na razie projektem ustawy (UD477), nie obowiązującym prawem. MF zapowiada też reakcję na faktury wystawiane poza KSeF.

Czy mogę dalej wysyłać klientowi PDF?

Możesz go wysłać dodatkowo, ale fakturą dla firmy w rozumieniu obowiązku KSeF jest dokument wystawiony w systemie, z numerem KSeF.

Tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. W konkretnej sprawie skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.